Durante meu tempo atuando em uma escola de negócios, identifiquei uma grande ineficiência nos processos relacionados à produção de material didático para os treinamentos presenciais. Esses materiais incluíam:

• Agendas de aula

• Casos executivos

• Arquivos complementares

• E os currículos dos professores, que eram utilizados para apresentar aos alunos o nível técnico e profissional de quem ministraria as aulas.

​

O processo de atualização, formatação e aprovação desses currículos era totalmente manual, fragmentado e sujeito a falhas.

O Problema

O fluxo tradicional envolvia múltiplas áreas e etapas, gerando atrasos, retrabalho e inconsistências. Aqui está o que acontecia quando um currículo não era encontrado ou estava desatualizado.

❌ Currículos duplicados (em diferentes versões no servidor)
❌ Informações desatualizadas
❌ Demora para formatação e aprovação
❌ Fotos antigas ou com baixa qualidade

Pontos:

1. A equipe de materiais pedia ajuda à equipe acadêmica.

2. A equipe acadêmica pedia à diagramação.

3. A diagramação acionava as coordenadoras.

4. As coordenadoras acionavam o professor.

5. O professor enviava as informações por e-mail ou outro canal informal.

6. A diagramação formatava o currículo manualmente.

7. O material era enviado para revisão das secretárias.

8. Por fim, aguardava-se a aprovação do professor.

A Solução

Ao mapear o fluxo completo, identifiquei que poderíamos centralizar e automatizar o processo. Propus uma reformulação da experiência, com apoio do time de TI, que envolvia o uso do WordPress já existente na empresa como uma base gerenciável de currículos.

O que foi feito:

Write a short text about your service. Highlight key benefits for potential clients.

Service title

• Criamos um portal no WordPress, com login para professores.

• Cada professor podia inserir e editar seu próprio currículo diretamente na plataforma.

• O sistema aplicava automaticamente o layout da escola, eliminando o trabalho de diagramação.

• O currículo atualizado ficava disponível imediatamente para a equipe de produção imprimir e incluir nas pastas.

Meu Papel

• Mapeamento completo da jornada atual (AS IS)

• Identificação de gargalos e pontos de fricção

• Ideação e prototipagem da nova jornada (TO BE)

• Colaboração com o time de TI na implementação via WordPress

• Testes internos e refinamento da experiência do professor e da equipe de produção

Processo criativo

Para ilustrar a ideia de forma rápida, desenhei para os envolvidos um rabiscoframe, explicando o que eu gostaria de fazer e a idéia.

Rabisco Frames

Como a ideia não era criar uma ferramenta com interface própria, usamos a do wordpress para fazermos a aplicação de CV.

Protótipo Final - Proposta

Conclusão

🕒 Redução de 8 etapas manuais para apenas 3 automatizadas
🔄 Atualização em tempo real, feita diretamente pelo professor
🎯 Eliminação de retrabalho e da necessidade de múltiplas aprovações
📸 Melhoria visual, com fotos atualizadas e padronizadas
📁 Organização centralizada, sem mais versões duplicadas ou perdidas

Resultados

Lições Aprendidas

• Nem toda solução precisa de uma tecnologia complexa — às vezes, reaproveitar ferramentas existentes é o melhor caminho.

• Soluções simples podem gerar impacto profundo em produtividade, tempo e colaboração entre times.

• Quando o usuário final (neste caso, o professor) assume o controle da informação, todos os outros processos ganham agilidade e qualidade.